受講者をまとめて組織に登録する

受講者の情報が記載されたExcelをアップロードすることで、大人数の受講者を組織や組織下のグループにまとめて登録をすることができます。

組織や組織下のグループに受講者をまとめて登録するには次の手順に従って操作してください。

1. サイドナビゲーションのメンバーをクリックしてください。
2. 遷移先ページの右上にある受講者を追加をクリックします。

3. Excelをアップロードをクリックしてください。

4. Excelをアップロードをクリックし、アップロードするExcelシートを選択してください。

<アップロードするExcelの記入例 1>

<アップロードするExcelの記入例 2>

※プロフィールに「複数の情報」のプロフィール形式が含まれている場合は、同一ユーザーを複数の行に記入し、「複数の情報」で使用している項目のみ、各行で違う情報を記入します。

下記の例では、「資格」が「複数の情報」をもつプロフィール項目となっており、「スコア・級」「取得年」は「資格」の項目内に含まれる項目となります。「姓」「名」「メールアドレス」など「資格」以外の項目は同一ユーザーの行で同じ情報が記入されており、「資格」「スコア・級」「取得年」は各行で異なる情報が記入されております。

5. Excelに記載されているアップロードに必須の項目(姓・名・メールアドレス)および、研修プラットフォームに登録がされているプロフィール項目と一致する項目は自動的に紐付けがされます。姓・名・メールアドレスおよび登録されているプロフィール項目以外の項目がExcelに記載されている場合は、該当する項目名を選択してくださいとあるプルダウンから該当する項目を選択して紐付けます。また【一行目に列見出しが設定されている】のチェックボックスからからチェックを外すと、Excelの1行目のセルはヘッダーとして認識されなくなります。1行目を列見出しとしている場合は、チェックをつけた状態で作業を進めてください。さらに【通知メールの言語を選択】のプルダウンから、受講者が新規登録された際に受け取る本登録案内メールの言語を選択することができます。
6. アップロードに必要なデータがすべて正しく紐付けられると、次へボタンをクリックすることができます。クリックした後、確認をクリックして完了です。

補足①: 登録する新規ユーザーには任意で仮パスワードを設定することができます。仮パスワードを設定する場合は、アップロードをするExcelにパスワードの列を作り、パスワードをそれぞれの受講者の行に記載の上、アップロードをしてください。仮パスワードが設定されたユーザーのアカウントは自動的に本登録がされるため、本登録案内メールは送信されません(仮パスワードが設定されていない新規ユーザーには本登録案内メールが届き、メールの案内に従ってユーザー自身で本登録をします)。仮パスワードを設定した場合は、ユーザーへ仮パスワードの伝達を忘れずに行ってください。

補足②: 以下はアップロードするExcelのユーザーリストでよく見かける問題点となります。Excelのユーザーリストを作成される際には、下記のような誤りが含まれていない事をご確認ください。

  • 必須項目である「姓」「名」「メールアドレス」が空欄になっているセルがある
    必須項目が空欄である場合、そのユーザーを登録することができません。全ての必須項目のセルが正しい情報で入力されているかご確認ください。
  • メールアドレス内に不要なスペースが入っている
    メールアドレス内に不要なスペースが入っていると、エラーメッセージが表示され登録することができなかったり(パスワードが設定されていない場合)、そのメールアドレスがスペースが入った状態でユーザー名として登録されます(パスワードが設定されている場合)。全てのメールアドレスに不要なスペースが入っていないことをご確認ください。
  • メールアドレスに不要な段落が入っている
    メールアドレスに不要な行が入っているとエラーメッセージが表示され登録することができません。全てのメールアドレスに不要な段落が入っていないことをご確認ください。
  • メールアドレスの@が抜けている
    メールアドレスの@が抜けていると、エラーメッセージが表示され登録することができなかったり(パスワードが設定されていない場合)、@が抜けている状態でユーザー名として登録されます(パスワードが設定されている場合)。全てのメールアドレスに@が入っていることをご確認ください。
  • 同じメールアドレスのユーザーが重複して記載されている
    同じメールアドレスのユーザーが重複して記載されている場合、メールアドレス以外の項目は後の行に記載されている情報に上書きされます。リストに記載されているメールアドレスに重複がない事をご確認ください。
  • 同じ社員番号のユーザーが重複して記載されている
    社員番号をプロフィール項目に使用されているクライアント様の場合、メールアドレスが異なっているにも関わらず、社員番号が同じユーザーが記載されている場合があります。リストをアップロードする上では問題はございませんが、多くの場合誤入力である可能性がございますので、ユーザーの情報に齟齬がないかご確認ください。
  • ユーザー名で登録する際にパスワードが設定されていない。
    メールアドレスではなく、ユーザー名を使ってユーザーをアップロードする場合は必ずパスワードの設定が必要です。「ユーザー名を持つ全ての新規ユーザーにはパスワードが必要です。」というエラーメッセージが表示された場合は、ユーザー名にパスワードが付いていないユーザーがいる事を意味していますので、ユーザー名を使っている全てのユーザーにパスワードが設定されているかご確認ください。

補足③: 1つのExcelファイルから登録することができるユーザーは20,000行までとなります。20,000行を超えるユーザーをExcelで登録する場合は、Excelを複数に分けてアップロードしてください。