受講者をまとめて組織に登録する
受講者のプロフィール情報が記載されたExcelをアップロードすることで、大人数の受講者を組織や組織下のグループにまとめて登録をすることができます。
組織や組織下のグループに受講者をまとめて登録するには次の手順に沿って操作してください。
1. サイドナビゲーションのメンバーをクリックしてください。
2. 遷移先ページの右上にある受講者を追加をクリックします。
3. Excelをアップロードをクリックしてください。
4. ここにファイルをドロップまたはファイルを選択のエリアにExcelをドラッグ＆ドロップをするか、ファイルを選択からアップロードするExcelファイルを選択してください。
＜アップロードするExcelの記入例＞
5. Excelに記載されているアップロードに必須の項目（姓・名・メールアドレス）および、組織に登録がされているプロフィール項目と一致する項目は自動的に紐付けがされます。姓・名・メールアドレスおよび登録されているプロフィール項目以外の項目がExcelに記載されている場合は、指定しないとあるプルダウンから該当する項目を選択して紐付けます。また【一行目に列見出しが設定されている】のチェックボックスからからチェックを外すと、Excelの1行目のセルはヘッダーとして認識されなくなります。1行目を列見出しとしている場合は、チェックをつけた状態で作業を進めてください。さらに【通知メールの言語を選択】のプルダウンから、受講者が新規登録された際に受け取る本登録案内メールの言語を選択することができます。
※「メールアドレス」に該当する項目は「ログインID」と紐付けてください。
6. アップロードに必要なデータがすべて正しく紐付けられると、次へボタンをクリックすることができます。
7. 確認をクリックしてください。もし前のページに戻って再度データの確認をする場合は戻るを、Excelファイルのアップロード画面まで戻る場合はリセットをクリックしてください。
8. アップロードが完了したら、その結果を確認することができます。
注意①: 以下はアップロードするExcelのユーザーリストでよく見かける問題点となります。Excelのユーザーリストを作成される際には、下記のような誤りが含まれていない事をご確認ください。
- 必須項目である「姓」「名」「メールアドレス」が空欄になっているセルがある
必須項目が空欄である場合、そのユーザーを登録することができません。全ての必須項目のセルが正しい情報で入力されているかご確認ください。 - メールアドレス内に不要なスペースが入っている
メールアドレス内に不要なスペースが入っていると、エラーメッセージが表示され登録することができなかったり（パスワードが設定されていない場合）、そのメールアドレスがスペースが入った状態でユーザー名として登録されます（パスワードが設定されている場合）。全てのメールアドレスに不要なスペースが入っていないことをご確認ください。 - メールアドレスに不要な段落が入っている
メールアドレスに不要な行が入っているとエラーメッセージが表示され登録することができません。全てのメールアドレスに不要な段落が入っていないことをご確認ください。 - メールアドレスの@が抜けている
メールアドレスの@が抜けていると、エラーメッセージが表示され登録することができなかったり（パスワードが設定されていない場合）、@が抜けている状態でユーザー名として登録されます（パスワードが設定されている場合）。全てのメールアドレスに@が入っていることをご確認ください。 - 同じメールアドレスのユーザーが重複して記載されている
同じメールアドレスのユーザーが重複して記載されている場合、メールアドレス以外の項目は後の行に記載されている情報に上書きされます。リストに記載されているメールアドレスに重複がない事をご確認ください。 - ユーザー名で登録する際にパスワードが設定されていない。
メールアドレス以外のログインID（ユーザー名等）を使ってユーザーをアップロードする場合は必ずパスワードの設定が必要です。「ユーザー名を持つ全ての新規ユーザーにはパスワードが必要です。」というエラーメッセージが表示された場合は、メールアドレス以外のログインIDにパスワードが付いていないユーザーがいる事を意味していますので、メールアドレス以外のログインIDを持つ全てのユーザーにパスワードが設定されているかご確認ください。
注意②: 管理者が研修プラットフォームに登録されていない新規ユーザーを登録する際に、新規ユーザーにパスワードを設定したかどうかによって、当該新規ユーザーが本登録を完了する方法が異なります。
管理者が新規ユーザーにパスワードを設定せずに登録した場合
新規ユーザーのメールアドレスに本登録メールが送信されます。この場合、当該新規ユーザーは以下の手順で、ご自身で本登録をします。
1. 本登録メールに記載のリンクをクリックし、「アカウント本登録」ページを開きます。
2. 「アカウント本登録」ページにて、任意のパスワードを設定し、本登録を完了します。
管理者が新規ユーザーにパスワードを設定して登録した場合
新規ユーザーのアカウントは自動的に本登録がされ、本登録メールは送信されません。パスワードを設定した場合は、当該新規ユーザーにログインID（メールアドレス等）とパスワードを共有してください。当該新規ユーザーは共有されたログインIDとパスワードでログインします。
注意③: 全角と半角は異なる文字として識別されます。ユーザーを登録する際はご注意ください。
例) 「@」マーク
半角で入力した場合: @
全角で入力した場合: ＠
補足①: 管理者が新規ユーザーにパスワードを設定する際に、【次回ログイン時にパスワード変更を必須にする】のチェックを外さずにユーザーを登録した場合、ユーザーは管理者が設定した仮パスワードで初回ログインを行った際に、任意のパスワードに変更することができます。ユーザーは次回以降のログイン時に、この任意のパスワードでログインを行う形となります。もし管理者がパスワードの設定時に【次回ログイン時にパスワード変更を必須にする】のチェックを外してユーザーを登録した場合、ユーザーは初回ログインを行った後も、引き続きそのパスワードでログインをすることができます。
補足②: 1つのExcelファイルから登録することができるユーザーは10,000行までとなります。10,000行を超えるユーザーをExcelで登録する場合は、Excelを複数に分けてアップロードしてください。
補足③: アップロードできるExcelファイルは、マクロなしのExcelファイル（拡張子が.xlsxのファイル）となります。マクロ付きのExcelファイル（拡張子が.xlsmのファイル）をご利用の場合、マクロなしのExcelファイル（拡張子が.xlsxのファイル）に変換の上、アップロードしてください。