集合研修は、実際に受講者が会議室や教室などに集まり、講師が対面で講義を行う研修形態です。
集合研修を管理する際には、研修の準備に関する業務（研修の案内、講師の手配、スケジュール調整、出欠確認、事前課題の提出管理、会場の予約や設営、教材や資料の配布など）や、研修実施中または実施後に実施する業務（研修後の課題・テスト・アンケートの実施、進捗確認、回答の集計及び分析など）があります。
LMSを使用していない場合、ExcelなどのOfficeツールやメールシステム、あるいはLMSではない社内で使用している他のツールを活用し、集合研修を管理することが一般的です。しかしながらこの場合、様々なツールやシステムを複雑に組み合わせて管理をしているため、管理が煩雑になりがちで、データを正確かつ安全に管理できていなかったり、作業工数や作業時間が非常に多くかかったり、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
そこでLMSを使うと、以下のようなメリットがあると考えられます。
eラーニングは、主にインターネットを通じて提供されている学習コンテンツを、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデジタル機器を使って学習する学習形態です。
従来型のeラーニングでは、基本的にユーザーはそのeラーニングサービス提供者が運営するeラーニングシステムにログインし、そこで提供されているeラーニングコンテンツを使って学習するケースが主流です。
一方で、従来型のeラーニングの場合、eラーニングコンテンツを提供しているサービス提供者が変わると、ログインをするeラーニングシステムも変わります。そのため、ログインIDやパスワードの管理が大変になったり、管理者にとっては受講データの内容やフォーマットがシステムごとに異なるため、受講データの統合が難しいという問題がありました。さらに、一般的なeラーニングシステムでは、eラーニングサービス提供者が提供する完成されたコンテンツ使って学習をすることが通常であり、独自コンテンツの作成や提供ができる仕様にはなっていないものがほとんどです。
そこでLMSを使うと、以下のようなメリットがあると考えられます。
通信教育とは、主に印刷物、テレビ、ラジオ、インターネットなどの媒体を通じて提供される学習コンテンツを使って学習する、一つの学習形態を意味します。
通信教育はeラーニングと同様に、通常ユーザーはその通信教育を提供している提供会社のコンテンツのみを受講することができ、提供会社が変わると受講の方法や管理方法も変わります。また、コンテンツである教材テキストや課題は紙媒体で提供されることもあり、すぐに学習を開始できない、結果を確認できないといった事態や、教材の紛失などのリスクも考えられます。更に、万が一コンテンツに誤りが必要があった場合に、コンテンツに関する案内やお問い合わせへの対応、修正済みのコンテンツの発送など、多くの負担が発生する可能性があります。
そこでLMSを使うと、以下のようなメリットがあると考えられます。
オンライン講義はWeb会議サービスやライブ配信サービスなどを使用して、インターネット上でリアルタイムで講義が配信される研修形態です。
集合研修と同様に、LMSを使用していない場合、講義の案内、出欠確認、事前・事後課題の配信及び進捗管理など、オンライン講義に付随する業務については、ExcelなどのOfficeツールやメールシステム、あるいはLMSではない社内で使用している他のツールやサービスを活用し、オンライン講義を管理することが一般的です。その場合、集合研修と同様に管理が煩雑になり、多くの作業工数が必要となったり、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
集合研修と同じく、LMSを使うと以下のようなメリットがあると考えられます。
LMSが持っている基本的な機能として、研修組織の構築、コース作成、問題作成、コンテンツ登録、ユーザー登録、受講履歴管理などがあります。これらに加え、自分たちがLMSを使ってどのような研修を提供したいのか、どのように研修を管理したいのかを考え、それらを実現できる機能を持っているのかを確認してみましょう。
LMSは通常それ単体で研修管理に使用することができ、研修管理に関する作業を完結することができます。一方で、特に大きな企業に見られるケースとして、他に従業員を管理している社内システムがあり、そういったシステムとのデータ連携が必要となる場合があります。
そのため、他のシステムと連携し、以下のようなことを行う機能や方法を備えているのかという点も着目点として挙げられます。
ITの進歩は目まぐるしく、そのスピードはどの業界よりも速いといって過言ではないでしょう。その中で、選定対象に入っているLMSが時代の流れに乗っているLMSであり、常に進化を続けている将来性があるLMSかどうかを見極めることも一つの大切な要素です。
将来性がないLMSを選んでしまうと、IT技術の進歩と共に、数年後にできないことが増えてきたり、あるいはもっと使いやすいLMSが出てきてまた多くのリソースを割いてLMSを切り替えなければならないといったことが起こる可能性も考えられます。
将来性を見極める大きな指標となるのは、継続的に開発や改善がされているのか、新しい技術を積極的に取り入れているのか、そしてLMSの提供会社にとってそのLMSがどのような位置付けなのか（LMSを主力サービスとしているのか、など）といった点です。
一部専門的な知識が必要とされる部分もありますが、新しい便利な機能の開発を継続的に行っていたり、改善をしてより使いやすくなるように努力をしていたり、最新のテクノロジーを常に探求して採用していたり、またはLMSを主力サービスとして社内リソースを注いでいる場合、そのLMSは将来性があるLMSである可能性が高いと言えます。
LMSは一度導入すると、データが蓄積されていくため、中長期的に使用することが一般的です。そのため、年月を重ねていくと、導入当初は想定していなかった使い方が必要とされることもあります。そうなった時に必要とされるのが柔軟性です。
例えば、導入時には要件に入っていなかった機能が必要となった場合に、その機能が新たに追加される可能性があるのか、あるいは他の機能を応用して必要とされる機能と同じことを実現することができるのかといった点が機能面や性能面の柔軟性となります。こういった柔軟性を兼ね備えているLMSは不測の要望や要件が途中で出てきた場合も、それらに対応することができ、ユーザーの満足度をあげることができるでしょう。
機能面や性能面の柔軟性を見極めるには、やはり実際に提供されているLMSを触り、様々なケースを想定して試してみる、あるいはLMS提供会社に積極的に質問をしてみることが大切です。